Préparer une démarche dans un accueil ou un service public avec une CAA

1. Formuler l’objectif et les décisions possibles

Écrivez ce qui doit être obtenu à la fin : déposer une demande, comprendre une pièce manquante, corriger une information, obtenir une date, signaler une difficulté ou connaître la prochaine étape. Un objectif précis aide à préparer les messages sans recopier tout le dossier.

Listez aussi les décisions qui peuvent se présenter : accepter de transmettre un document, demander un délai, refuser une option, choisir un canal de réponse ou interrompre pour revenir avec une information. Ces messages doivent être accessibles avant le rendez-vous.

2. Préparer une page de messages plutôt qu’un dossier entier

Rassemblez objet de la démarche, trois à cinq questions, réponses oui/non/plus tard, demande de répétition, demande d’écrit, correction et fin. Ajoutez les noms propres ou références uniquement lorsqu’ils sont nécessaires. Les justificatifs restent dans un dossier séparé et ne sont montrés qu’au bon interlocuteur.

Le tableau quotidien conserve ses repères habituels. Une page contextuelle complète le vocabulaire sans déplacer oui, non, aide, attendre et correction. Si le rendez-vous porte sur plusieurs sujets, séparez-les pour éviter qu’une réponse concernant l’un soit appliquée à l’autre.

• Je souhaite parler de…
• Montrez-moi où c’est écrit
• Répétez ou reformulez
• Je ne suis pas d’accord
• Je veux réfléchir
• Quelle est la prochaine étape ?
• Donnez-moi une copie
• La démarche est terminée

3. Clarifier le rôle de l’accompagnant avant l’accueil

L’accompagnant peut aider à installer le support, rappeler l’ordre des questions, lire un document ou reformuler à la demande. Il ne répond pas par défaut, ne signe pas et ne consent pas sans base appropriée. Si une représentation ou un mandat est nécessaire, vérifiez la règle officielle applicable plutôt que de la déduire de la présence d’un proche.

Convenez d’un signal pour demander de l’aide ou une pause. L’accompagnant peut dire « la personne répond avec son tableau ; laissez-lui le temps » puis se retirer de l’échange. Après chaque reformulation, la personne confirme le sens.

4. Demander un format accessible et vérifier ce qui est disponible

Avant le déplacement, consultez la page officielle du service pour les horaires, le rendez-vous, l’accessibilité et les canaux de contact. Demandez si les informations peuvent être fournies par écrit, en langage plus direct ou sur un support lisible. Une possibilité varie selon le service : ne promettez pas une modalité sans confirmation.

Sur place, le partenaire peut écrire un mot-clé, montrer une option ou laisser consulter le document. Il évite de parler plus fort comme unique adaptation. Lorsque l’information est complexe, demandez une copie ou une référence officielle plutôt que de compter sur la mémoire de l’échange.

• Vérifier le canal officiel avant le déplacement
• Demander la modalité utile
• Prévoir papier, batterie et support stable
• Conserver le numéro ou la référence du dossier
• Noter ce qui reste à confirmer

5. Protéger les documents et la confidentialité au guichet

Préparez une liste des pièces et sortez seulement celle demandée. Un justificatif peut contenir adresse, identifiant, revenus, santé ou composition du foyer ; il ne doit pas rester affiché sur l’écran de communication ou mélangé à un export de vocabulaire. Ne photographiez pas un espace, un agent ou un document sans nécessité et règle vérifiée.

Évitez de placer une référence de dossier, un nom complet ou une donnée sensible dans l’URL d’un QR code ou dans le titre d’une grille. Verrouillez ou rangez les copies après l’échange. Un fonctionnement local limite certains transferts, mais l’écran et les exports restent visibles ou copiables.

• Checklist sans numéro sensible
• Pièces séparées du support CAA
• Écran protégé des regards
• Aucune photo automatique
• Copies temporaires supprimées
• Transmission uniquement par le canal officiel confirmé

6. Gérer une incompréhension ou une démarche incomplète

Si le message n’est pas compris, revenez au dernier élément confirmé et changez de moyen : texte, choix visibles, tableau papier ou reformulation. Si l’information administrative reste incertaine, demandez le document ou la page officielle. Ne transformez pas une interprétation orale en décision certaine.

Si une pièce manque, obtenez son nom exact, son format, le délai et le canal de dépôt. Si le service ne peut pas répondre, demandez l’interlocuteur ou la procédure de suivi. La page ne conseille pas d’accepter ou de contester une décision individuelle ; elle aide à conserver des faits vérifiables.

1. Dire que le message n’est pas compris
2. Reformuler sans imposer
3. Confirmer le point acquis
4. Identifier la question restante
5. Demander une trace officielle
6. Noter l’échéance et le canal

7. Exemple : corriger une information dans un dossier

La personne prépare une page avec l’objet « corriger mon adresse de correspondance », les deux valeurs sans les exposer sur la page générale, et quatre questions : quelle preuve, qui valide, quand la correction sera visible et comment obtenir confirmation. Elle emporte le justificatif dans une pochette distincte et un support papier de secours.

À l’accueil, elle présente l’objet avec son moyen de communication. L’agent explique la procédure ; l’accompagnant écrit une phrase seulement à sa demande. La personne confirme la donnée à corriger puis demande un récépissé. Après le rendez-vous, les valeurs temporaires sont retirées de la grille, mais la référence et l’échéance restent dans un suivi privé.

8. Ce que PictoVoice peut soutenir et checklist finale

Dans le périmètre qualifié par la passation M033, PictoVoice peut préparer localement une page de vocabulaire, composer une phrase et utiliser la voix disponible sur l’appareil. L’application publique affiche désormais 1.7.8 (178). Le toucher, le clavier, le contacteur émulant le clavier, le lecteur d’écran ou le balayage restent à essayer sur le terminal réel. Une exportation OBF/OBZ peut sauvegarder un tableau, mais ne constitue pas une transmission administrative sécurisée.

PictoVoice ne connaît pas la règle du service, ne vérifie pas un droit, ne remplit pas un formulaire et ne décide pas qui peut représenter la personne. La démarche et le guide restent utilisables sans l’application.

• Objectif et questions préparés
• Décisions possibles accessibles
• Rôle de l’accompagnant convenu
• Modalités du service vérifiées
• Documents séparés du vocabulaire
• Moyen de secours disponible
• Réparation d’incompréhension prévue
• Récépissé, référence ou prochaine étape demandés
• Données temporaires retirées après usage
• Aucun conseil individuel déduit du guide